UNI.lu a numérisé les dossiers de l’ensemble de ses étudiants. Partenaires technologiques du projet, Numen Europe et Labgroup.
«Voici quelques temps, j’avais à récupérer un important document de mon cursus universitaire dans un établissement de l’est de la France : j’ai patienté onze jours ouvrables, se souvient Eric Tschirhart, vice-recteur académique à l’Université de Luxembourg. Les étudiants de l’UNI.lu n’attendront pas, croyez-moi !»
Engagée dans un processus de digitalisation au long cours, l’Université de Luxembourg numérise ses dossiers étudiants. Et sera, selon ses partenaires technologies, Numen Europe et Labgroup, une des premières organisations labellisées PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation), telle que définie par la loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique.
Concrètement, pour les six mille étudiants inscrits plus le cadre administratif de l’université, cela signifie pouvoir accéder aux relevés de notes, aux copies de diplômes ou, encore, aux attestations d’inscription en ligne. «Le but est de créer un ‘one stop shop’ afin de permettre à nos étudiants d’accéder à toutes leurs données depuis une plateforme unique hautement sécurisée, explique Eric Tschirhart. C’est un solide avantage pour nos étudiants étrangers -majoritaires. En effet, où qu’ils soient et quand ils le souhaitent, ils pourront retrouver leurs attestations et diplômes en quelques clics.»
UNI.lu pionnière
C’est une étape clé dans la transformation digitale de l’UNI.lu. Côté timing, elle s’inscrit dans le regroupement progressif des activités à la «Cité des Sciences» sur le site de Belval -jusqu’ici, l’activité universitaire était dispersée sur les campus du Kirchberg, du Limpertsberg, de Walferdange et de Belval.
«Physiquement, ce déploiement correspond au transfert de 320 mètres linéaires d’archives sur le nouveau site, chaque mètre comptant 5.000 pages, illustre Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup. L’UNI.lu est pionnière : elle est aujourd’hui la première organisation à faire ce choix.»
Particularité du chantier : la conservation sur le long terme -jusqu’à 50 ans. David Gray, General Manager, Numen Europe, présente ce projet comme un projet global, concernant aussi bien la dématérialisation que la conservation. En ce sens, c’est très clairement une première.
Carte plastique
«Nos étudiants ont l’habitude d’interagir de manière électronique, poursuit Eric Tschirhart. In fine, nous ne faisons que nous adapter à leur mode de fonctionnement. La location de salles, par exemple, peut déjà se faire sur tablette ou smartphone. A terme, nous proposerons une carte d’étudiant digitale permettant d’accéder à différents services. En fluidifiant ainsi l’encadrement des étudiants, nous rendrons l’UNI.lu plus attractive encore.»
En privilégiant le web, les réseaux sociaux et le contact personnel, l’UNI.lu signe en quelque sorte la fin du papier. En ce sens, ce projet de dématérialisation et de conservation s’inscrit dans un cadre plus large, résolument «paperless», incluant d’autres technologies, comme par exemple la mise à disposition -gratuitement- du pack Microsoft Office 365; les étudiants peuvent désormais tous collaborer avec les dernières versions des logiciels familiers tels qu’Outlook, Word, Excel et PowerPoint et partager des informations via le cloud Azure.
Même ambition côté back-office : en finir avec le transfert de documents et la gestion du courrier. 20.000 dossiers étudiants d’une quinzaine de pages sont concernés. «A quoi bon pousser du papier, cela ne génère que peu de valeur à nos collaborateurs. Il y a plus à gagner en se concentrant sur l’accueil, l’information et la qualité du service», soutient Éric Tschirhart. Aujourd’hui, les dossiers physiques sont, quant à eux, archivés sur un site sécurisé en dehors des locaux universitaires.
Atout de l’UNI.lu : sa jeunesse. L’organisation date de 2003. Elle n’est donc pas sclérosée, l’évolution est dans ses gènes. Pas d’historique, pas de nécessité de big bang non plus. Ce qui signifie progresser progressivement, par quick wins. «L’effort dans la continuité, observe Jean Racine. Nous nous sommes contentés d’accompagner les utilisateurs dans le déploiement des nouveaux processus. Quitte, parfois, à partir d’une page blanche. En ce sens, nous avons appris les uns des autres, ce fut un vrai partage». Il est vrai que l’adhésion était au rendez-vous.
Etre au top !
Les gains s’évaluent en productivité, bien évidemment, même s’il est impossible de valoriser un quelconque ROI (Return-On-Investment). Comparer les deux formes de traitement -manuel et électronique- n’a pas de sens, estime David Gray. «On parle ici d’efficacité dans le traitement des dossiers, de qualité de service au sens général, notamment le temps passé avec les étudiants : meilleure écoute, meilleur information, meilleur suivi… Cette valeur est aussi importante pour les collaborateurs de l’université que pour les étudiants et leur entourage.»
Les gains sont aussi écologiques et financiers. Sans parler de la sécurité et de l’intégrité du fait de l’authenticité des documents stockés, en particulier les diplômes. «Nos diplômes n’auront que plus de valeur, termine le vice-recteur. Nous voulons être au top. Une des prochaines étapes sera la signature électrique pour les contrats des logements étudiants. Les jeunes pourront s’inscrire plus aisément. Pour qui provient d’un pays étranger, ce sera un gain exceptionnel. Un atout de plus, encore, en faveur de notre université !»
