Telindus Mobile Recording, conformité MiFID II assurée
La directive MiFID II a introduit de nouvelles exigences en matière d’enregistrement des communications. La solution Telindus Mobile Recording couvre aussi bien les communications vocales que les SMS.
Filiale luxembourgeoise du groupe Proximus, Telindus propose ici, avec Telindus Mobile Recording, une solution de nouvelle génération permettant aux institutions financières de capturer, conserver, récupérer et analyser toutes les données générées par les communications mobiles et SMS couvrant toutes les fonctions de front et de back-office.
La directive européenne MiFID II est passée par là. Entre autres obligations, la nouvelle directive, entrée en vigueur le 3 janvier 2018, exige des professionnels impliqués dans des services ou des conseils financiers qui conduisent à une transaction, qu’ils enregistrent leurs conversations -y compris mobiles- et conservent ces enregistrements en toute sécurité; tous les enregistrements doivent être conservés, même s’ils n’ont pas abouti à une transaction. En outre, le périmètre des instruments couverts est grandement étendu et couvre la quasi-totalité des produits financiers. De ce fait, l’ensemble des acteurs du marché est impacté : banques de détail, opérateurs de marché, sociétés de gestion d’actifs, etc.
«Alors que les communications écrites peuvent aisément être archivées et indexées, la nouvelle obligation d’enregistrement des appels vocaux exige de recourir à des solutions spécialisées, commente Sébastien Laurenti, Head of Sales Unit, Unified Communications and Mobility chez Telindus. La capture et l’enregistrement des communications mobiles constituent à eux seuls une problématique particulière qu’il convient de traiter en tenant compte de l’ensemble des facteurs pertinents.»
Telindus et Tango
Le développement de la solution Telindus Mobile Recording reposant sur une technologie leader de compliance recording a réuni les compétences de Telindus et de Tango. Et pour cause : les deux usages les plus courants du téléphone mobile sont les appels vocaux et les SMS. Dans le cas du smartphone, le téléphone mobile dispose d’un système d’exploitation et peut exécuter diverses applications, parmi lesquelles des messageries instantanées telles que Skype, WhatsApp, Viber ou encore iMessage. Extrêmement populaires parmi les consommateurs, ces applications n’en sont pas moins autant de points d’entrée pour l’informatique parallèle -le fameux shadow IT- lorsqu’elles sont utilisées dans un cadre professionnel. Dans le contexte de contrôle renforcé des communications avec la clientèle introduit par MiFID II, l’usage de ces applications doit être rigoureusement encadré par la politique de gestion des appareils mobiles de l’entreprise -smartphones, tablettes et ordinateurs portables.
«Certaines solutions d’enregistrement des communications mobiles disponibles sur le marché font appel à une application installée sur le smartphone, qui fonctionne en arrière-plan et qui peut être facilement désinstallée par un utilisateur souhaitant frauder. De plus, avec ce type de solutions, les enregistrements sont archivés dans une infrastructure cloud dont la localisation est incertaine, poursuit Sébastien Laurenti. Ces solutions n’apportent donc pas de garanties de conformité suffisantes pour le marché luxembourgeois, contrairement à la solution Telindus Mobile Recording.»
Une solution intégrée de capture, d’archivage et de consolidation
La solution d’enregistrement des communications développée par Telindus et Tango, fonctionnant à la fois avec les smartphones de dernière génération et les appareils de conception ancienne, repose sur la capture des communications par l’opérateur de téléphonie mobile.
Couvrant aussi bien les communications vocales que les SMS, elle est extensible à l’enregistrement des communications fixes. « Aujourd’hui, nous voyons des institutions tenter de rapatrier les conversations sujettes à enregistrement sur des lignes fixes…La tendance est aujourd’hui à toujours plus de mobilité et donc ce n’est ni confortable pour les clients, ni pour les collaborateurs de ces banques. Le danger guette : voir ces professionnels quitter la banque avec leurs clients! Le recording mobile est une réelle opportunité pour les institutions financières de garder leurs talents en offrant un nouveau service de mobilité. »
De fait, il s’agit de tenir compte des divers outils de communication. Le service s’appuyant sur une plateforme éprouvée de Compliance Recording, Telindus insiste sur le fait que le périmètre d’enregistrement puisse être aisément élargi à la téléphonie fixe à travers U-touch, sa solution cloud de communication d’entreprise. Et d’autres médias tels que la VoIP, la messagerie instantanée, la visioconférence, la conférence Web et ou le partage d’écran peuvent encore être ajoutés au bouquet d’enregistrements. Le client peut ainsi disposer d’une solution intégrée de capture, d’archivage et de consolidation des différents canaux de communication lui permettant de couvrir un pan important de ses obligations d’enregistrement dans le cadre de la directive MiFID II.
Des modalités contractuelles en phase avec la directive
Le contrat de service que propose Telindus est lui aussi aligné sur l’esprit de la directive puisque sa durée initiale est de cinq ans, ce qui correspond à la période de rétention définie par MiFID II. Tant que le client est sous contrat avec Telindus, la solution est conçue pour une durée de conservation des enregistrements de dix ans. Au terme de deux ans, il est cependant possible d’y mettre fin sans pénalité. A l’issue du contrat, le client dispose d’une période de trois mois pour récupérer les enregistrements avant que ceux-ci ne soient effacés définitivement.
Sébastien Laurenti insiste encore sur la sécurité. L’accès aux données s’effectue par une liaison VPN ou par un lien de connectivité Telindus Explore. L’authentification des utilisateurs se fait de manière traditionnelle ou avancée (méthode «quatre yeux»), afin de satisfaire vos processus métier en accord avec vos politiques de conformité. «Evidemment, les données sont hébergées dans nos centres de données au Luxembourg. Il est également possible de définir une destination d’archivage externe, permettant ainsi aux clients qui le souhaitent de stocker les données dans leurs locaux.»
Enfin, la solution Telindus Mobile Recording fonctionne indépendamment de tout service externe. Le client, via ses collaborateurs concernés, peut lui-même accéder aux données, au moment où il l’entend, sans intermédiaire. «Les institutions financières qui choisissent de mettre en conformité avec MiFID II leur infrastructure de communication grâce à la solution Telindus Mobile Recording peuvent réduire de manière significative leur exposition aux risques juridiques et opérationnels, améliorer leur service à la clientèle, et renforcer leur position concurrentielle, conclut Sébastien Laurenti. Car notre solution ne se limite pas à l’enregistrement. Elle permet de recréer le voyage de l’utilisateur, quelque que soient les supports de communication utilisés. En ce sens, notre solution répond non seulement aux obligations de MiFID II, mais s’inscrit déjà dans l’esprit de MiFID III tel que les analystes l’imaginent…»
En parallèle, Telindus a mis en place une solution de Mobile Voice Recording afin que d’autres opérateurs mobiles hors du Luxembourg puissent proposer notre service à leurs clients finaux. En effet, les opérateurs étrangers sont intéressés par la solution de Telindus car le panel d’offre est globalement pauvre en Europe. Le Luxembourg accroit ici sa réputation dans ses capacités à proposer des outils innovants pour se conformer aux régulations du secteur financier.
