RPA-as-a-Service, pour aller plus vite

Les projets RPA restent délicats. En mode RPA-as-a-Service, les clients peuvent compter sur une montée en charge plus sûre, au rythme de leur transformation digitale.

Le recours à la RPA (Robotic Process Automation) s’accélère. Depuis mars 2020, depuis le début de la pandémie donc, les entreprises doivent faire face à des restrictions budgétaires et s’assurer d’un maximum de ROI sur chaque projet. «Le modèle RPA-as-a-Service a le potentiel d’enclencher une dynamique vertueuse d’automatisation graduelle des processus métier, expliquait Benoît Delobbe, Head of Business Consulting, Telindus, ce jeudi 22 avril à l’occasion de la Telindus Live Week. De nombreux processus en place dans les organisations peuvent en effet bénéficier de la digitalisation et faire l’économie des correctifs, réglages et mises à jour indispensables mais très chronophages.»

Cette automatisation graduelle est sans doute le premier avantage de la RPA-as-a-Service. De fait, il est d’autant plus nécessaire de faire preuve d’une approche factuelle pour évaluer si la RPA peut être pertinente, en évitant le recours à des études longues, fastidieuses et coûteuses. Mettre en place une approche de gestion de la valeur, ou value management, est primordial avant de se lancer dans un tel investissement. C’est là que KPMG et Telindus avancent de concert à travers une offre inédite.

Oui à l’automatisation… sachant ses limites

Le temps des expériences isolées a vécu. Le recours à l’automatisation des processus métiers est devenu une réalité. Aujourd’hui, il se professionnalise. D’après l’étude de UiPath –The Futur of Works : A pandemic spotlight – 48 % des entreprises sondées vont augmenter leurs investissements dans la RPA. Selon Gartner, 90 % des entreprises auront adopté une solution d’ici 2022. Ses analystes estiment que le marché de la RPA devrait augmenter de 19,5 % en 2021 par rapport à l’année dernière…

Rien d’étonnant. Selon Julien Baudouin, Senior Manager, Lead RPA, KPMG, la mise en place d’une solution de RPA offre une meilleure fiabilité; la RPA ne fait pas d’erreurs, et donc une meilleure gestion du risque opérationnel. Qui plus est, une exhaustivité des contrôles, avec la fin de l’échantillonnage, et donc un moindre risque de non-conformité. Plus un gain de temps pour les collaborateurs : confier ses tâches répétitives et chronophages à des robots permet de libérer du temps pour que le collaborateur se concentre sur les activités à forte valeur ajoutée. Et, surtout, une maîtrise des coûts et des gains de productivité : utiliser des logiciels et des bots pour effectuer des tâches simples et répétitives est plus compétitif que de les confier à des employés qui les effectuent manuellement.

N’empêche, cet engouement doit être tempéré : l’automatisation présente aussi des limites. Les entreprises qui envisagent de déployer ce type de technologie ne doivent pas oublier qu’elle est adaptée à des processus prévisibles fondés sur des règles qui se répètent régulièrement. Une évidence ? Au vu des échecs ou du peu de performances de certains projets performants, car mal pensés, on peut s’interroger.

De possibles échecs, trois raisons

Des écueils pour trois raisons. Un : les processus s’avèrent plus dynamiques que pensés. Si un processus nécessite une prise de décision au cas par cas, cela signifie que des interventions humaines deviennent fréquentes, voire récurrentes ! Dès lors, soit le projet est annulé ou adapté, soit il doit intégrer plus de complexité. Une décision qui va à l’encontre du principe même du RPA.

Deux : la solution est conçue pour suivre les instructions, pas pour apprendre par elle-même ou réagir à des événements imprévus. Un robot peut se «bloquer» s’il rencontre des scénarii pour lesquels il n’a pas été configuré. Typiquement, si un robot a été configuré pour aller sur une page web et cliquer sur le coin supérieur gauche pour atteindre une page d’inscription, il peut le faire sans souci. Mais si le bouton est placé à un autre endroit de la page, il ne pourra pas accomplir sa tâche.

Trois, enfin : des projets irréalistes. Comme pour tout projet innovant, il est nécessaire de s’appuyer sur différents paramètres pour en mesurer les résultats. Dans le cadre d’un projet RPA, il s’agit de vérifier qu’il est performant et donne de meilleurs résultats que si une tâche était exécutée par un être humain. Or, un projet RPA a besoin d’un peu de temps pour monter en puissance. Il convient de peaufiner ses réglages.

Dynamique vertueuse

Dans la proposition de RPA-as-a-Service, KPMG apporte ses compétences éprouvées en matière de conseil stratégique aux entreprises sur les sujets en lien avec la digitalisation. De son côté, Telindus couvre à la fois les besoins en infrastructure, la configuration, le développement avec les compétences requises et les technologies sous-jacentes nécessaires à l’exécution, gérées depuis les centres de données de Telindus.

Ce premier pas vers la digitalisation permet des réductions de coûts conséquentes tout en élevant le niveau de satisfaction des employés qui peuvent se concentrer sur la gestion des exceptions et, surtout, se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. L’automatisation permet de créer l’interopérabilité intégrée de systèmes hétérogènes (plateformes web, serveurs de fichiers, bases de données, etc.), d’extraire, comparer, manipuler et traiter tous types de données techniques et financières, ou encore de compléter et d’envoyer automatiquement des documents.

Montée en charge plus simple

La solution de RPA-as-a-Service proposée par Telindus a le potentiel d’enclencher une dynamique vertueuse d’automatisation graduelle des processus métier. «Les projets de RPA ont souvent un effet accélérateur, ouvrant sur bien d’autres opportunités, explique Benoît Delobbe. Ils amènent les clients à se pencher sur d’autres processus afin d’optimiser davantage encore les efficiences, les réductions de coûts et de s’inscrire dans une réelle approche stratégique de transformation digitale.»

En mode RPA-as-a-Service, la montée en charge se fait plus simplement et plus rapidement. Sans compter l’avantage de payer à l’usage, en fonction des besoins du moment.