La structure du futur statut de PSDC est là, ne réclamant pour ainsi dire plus d’aménagements lourds… Mais toujours pas de loi, regrette David Gray, General Manager, Numen Europe. «Quand le projet de loi relatif à l’archivage électronique a été présenté en janvier 2013, nous avons pensé que tout allait s’enchaîner. Aujourd’hui, force est de constater que depuis l’annonce faite début 2009, il s’est écoulé cinq ans -déjà!»
° L’archivage à valeur probante assure la pérennité et l’intelligibilité des informations jusqu’à restitution. Au vu de la consommation de papier, n’est-il pas grand temps d’y arriver?
David Gray, General Manager, Numen Europe: «… Et d’y arriver rapidement! Car, jusqu’ici, la consommation de papier n’a fait que croître depuis 20 ans, date à laquelle on parlait du ‘paperless office’. C’est très net dans certains secteurs d’activités comme les banques, les fiduciaires, les activités d’audit, voire les pouvoirs publics. Hormis certaines contraintes sectorielles, j’observe que peu d’organisations ont mis en oeuvre une véritable politique d’archivage électronique, et donc les bons processus.
«On conserve des factures dix ans, parce que c’est la loi! Or, un conflit en la matière arrive rarement après plus d’un an ou deux en arrière. Dès lors, pourquoi ne pas s’organiser autrement? Le premier avantage évident d’un archivage électronique est le gain en espace réalisé. Partant que les délais de prescription sont longs, les documents s’accumulent et provoquent de coûts que la dématérialisation permettrait d’éviter.
«Mais archiver de manière électronique, c’est peut-être, et même surtout, faire de la gestion des connaissances, facilité l’accès à l’information ou encore le partage de celles-ci. La capitalisation des connaissances et l’exploration de la mémoire des organisations constituent des enjeux importants.»
° Dans cet environnement, comment se positionne Numen?
«Nous visons les deux pans du futur statut de PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation): dématérialisation et conservation. C’est une des raisons pour laquelle, d’ailleurs, nous avons racheté Cimail en début d’année.
«Numen a ainsi réalisé en trois ans quatre acquisitions qui nous permettent aujourd’hui d’être présent sur l’ensemble des flux documentaires qu’ils soient papiers ou numériques. En parallèle, le groupe investit continuellement dans le développement ou l’intégration de solutions technologiques pour monter dans la chaîne de valeur du BPO (Business Process Outsourcing) complexe.
«L’apport de Cimail confirme la volonté de Numen de devenir un acteur leader en Europe de solutions pour la confiance numérique. Nous nous intégrons de plus en plus dans les processus métiers de nos clients, on se rapproche de la source des documents. Concrètement, avec un produit comme EasyFolder, d’origine Cimail, nous détenons une solution de gestion documentaire très évoluée que nous proposons aussi en mode SaaS. Le cadre juridique autour du futur statut de PSDC nous a entraîné à anticiper.»
«Ainsi, nous offrons une plateforme unique en proposant, à nos clients respectifs, un environnement d’archivage électronique ainsi qu’une solution de coffre-fort électronique, leur permettant de stocker, de partager et d’échanger des informations dématérialisées dans un cadre hautement sécurisé. Cette plateforme et services associés –que nous espérons prochainement certifiée PSDC- intègrent l’ensemble des services nécessaires au traitement complet du cycle de vie des documents -réception ou capture, reconnaissance, extraction, indexation, composition, horodatage, signature, diffusion multicanale, archivage et conservation probante.»
° Concrètement, où en êtes-vous dans votre processus de préparation?
«En janvier 2014, nous avons franchi une étape décisive avec l’obtention de la certification ISO 27001. Axée sur la gestion de la sécurité des systèmes d’information, elle concerne les services de dématérialisation et de conservation électroniques ainsi que les activités associées: direction projets, data center, infrastructure ICT, ingénierie applicative, ressources humaines et administration.
«Notez que les normes à respecter pour l’obtention de la certification ISO 27001 -pierre angulaire de l’obtention du futur statut de PSDC avec ses 130 points de contrôle- sont au cœur de nos métiers depuis vingt ans, bon nombre de processus clés et de bonnes pratiques étaient déjà en place au sein de Numen Europe. La certification ISO 27001 aura pour effet de conforter nos clients quant à la fiabilité de nos activités de DPO et autres services délivrés.»
° Comme d’autres acteurs du secteur, vous attendez impatiemment l’officialisation du nouveau statut de PSDC. Vous estimez-vous victime du retard cumulé?
«Quand le projet de loi relatif à l’archivage électronique a été présenté en janvier 2013, nous avons pensé que tout allait s’enchaîner. Aujourd’hui, force est de constater que depuis l’annonce faite début 2009, il s’est écoulé cinq ans -déjà! Cela permet à d’autres pays d’avancer, comme en Allemagne. Autre risque, une perte de crédibilité -une situation d’autant plus regrettable que la structure du futur statut de PSDC est là, ne réclamant pour ainsi dire plus d’aménagements lourds…»
° Ce retard légal n’empêche pas d’avancer…
«Si nous pouvons aider nos clients à avancer, à améliorer leurs processus documentaires, à accroître le partage des connaissances dans l’entreprise, à donner une valeur probatoire aux documents électroniques, nous ne pouvons pas encore véritablement parler de valeur légale à ce stade. Ne perdez pas de vue que nous opérons dans un environnement de plus en plus concurrentiel. Comment, dans ces conditions, sensibiliser et, surtout, motiver des entreprises multinationales cherchant à rassembler et à centraliser leurs archives électroniques dans un seul pays afin d’en garantir une meilleure gestion, donc une baisse des coûts et une sécurité accrue? Le passage à la valeur probante -légale de facto- du document électronique va permettre de réfléchir autrement en utilisant tous les avantages de l’accès à l’information électronique sans devoir sortir les originaux papier, à stocker physiquement ensuite pour de longues années.»