La multiplication des datas en volume et en diversité, le besoin grandissant d’accès à l’information, l’ouverture toujours plus forte de l’économie, l’accélération permanente de la consommation de l’information… L’Enterprise Content Management fédère ces besoins. Via POST Telecom, l’ECM est accessible aux organisations de toutes tailles.
Une des clés de l’efficacité est la gestion de la connaissance au sein de votre organisation et, par conséquent, des processus collaboratifs qui l’entourent. Quel que soit le format de vos documents, vous avez besoin d’un accès facile à l’information et d’une vue claire et unique de son architecture tout en garantissant la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données.
En même temps, vous devez répondre aux attentes de vos collaborateurs en matière d’expérience utilisateur. Leur manière de travailler évolue. Ils vous poussent à mettre en place des solutions accessibles partout, tout le temps et depuis n’importe quel appareil. Bref, vous cherchez comment gérer la création, le stockage, le partage et l’archivage de vos documents. Enfin, dans certains secteurs d’activité, enfin, les organisations sont confrontées à une législation stricte en matière de gestion des données. Il s’agit alors de sélectionner et mettre en place une solution qui respecte le cadre légal.
La mise en place d’une solution d’ECM (Enterprise Content Management) permet d’optimiser les processus d’une organisation, également de les revoir. Une fois opérationnel, le système permet non seulement d’accélérer les traitements en diminuant le nombre de manipulations, mais également de les rendre plus efficients, ce qui améliore la satisfaction des utilisateurs, augmente votre productivité globale et vous rendant plus compétitif face à la concurrence.
Simple d’accès, via CloudBizz
Le temps des solutions d’ECM qui secouent l’organisation de la gestion documentaire de l’entreprise est révolu. Aujourd’hui, des solutions plus souples permettent de répondre aux besoins d’un département, un métier, un processus, voire une application, au bénéfice d’une approche plus rapide, plus ciblée et cela pour moins d’investissement et un résultat quasi immédiat.
Dans CloudBizz, autrement dit à travers le cloud, l’offre ECM de POST Telecom se veut simple d’accès, combinant SharePoint avec la messagerie et Skype for Business. SharePoint, solution phare de Microsoft, est la plate-forme idéale pour une utilisation plus productive des informations, en particulier pour l’optimisation des processus du secteur d’activité, la collaboration et un accès simplifié aux documents.
L’avantage décisif de SharePoint est l’utilisation rapide et simultanée de documents, d’informations et de données par différents groupes d’utilisateurs et à différentes fins. Pour vos collaborateurs, l’accès aux données de SharePoint se fait directement depuis le client Outlook. Enfin, toujours pour plus de simplicité, la solution d’ECM peut être liée à l’offre de Virtual Desktop de POST Telecom.
Ce faisant, vous offrez à vos employés une plateforme de communication et de collaboration très puissante. En associant, SharePoint, Office 365 et même Yammer (Enterprise Social Media), vous disposez d’un environnement de travail moderne, totalement intégré et dans lequel l’utilisateur naviguera comme un poisson dans l’eau.
L’objectif est bien évidemment d’étendre la gestion du contenu à l’ensemble des employés de l’organisation. L’intégration avec des outils familiers comme Microsoft Office en est le pivot. Vous êtes donc en mesure de gérer aisément le cycle de vie complet du contenu : de la création à la modification, en passant par la collaboration, jusqu’à l’expiration sur une plateforme unique et unifiée, au départ du cloud cloud sécurisé de POST Telecom. Et qui dit «cloud», dit service géré à moindre coût, sans investissement en infrastructure et mise en œuvre, tout en bénéficiant de garanties de conformité professionnelle.
Outre CloudBizz, la solution ECM de POST Telecom peut également être implémentées sur l’infrastructure serveur du client (on premise). La solution est installée sur des ressources d’infrastructure serveur fournies par le client ou pouvant être fournies par POST Telecom. Elle peut également être fournie dans un environnement Virtual Private Cloud mis à disposition par POST Telecom. La solution tourne alors sur un ou des serveurs virtuels dans l’infrastructure cloud dédiée à chacun de nos clients. Une proposition particulièrement intéressante dans le cadre d’une migration des services de l’entreprise vers le cloud.
La solution, notre accompagnement
Plus que le choix d’une plate-forme, c’est la solution qui fait la différence. Vous devez être assuré qu’elle convient à vos attentes, s’inscrivant parfaitement dans votre stratégie de collaboration et de mobilité, également à vos contraintes opérationnelles, voire légales (pour les entreprises soumises à la réglementation de la CSSF, les installations sont réalisées et opérées par du personnel de POST Telecom PSF- Professionnel des Services Financiers).
Le succès de tout projet ECM tient à son adoption par les utilisateurs finaux. La disponibilité immédiate des documents est un véritable facteur clé de succès. L’unification de l’environnement de travail en est la clé. Tout un chacun doit pouvoir créer, classer, partager et accéder rapidement à ses documents dans un référentiel d’entreprise directement accessible depuis les applications usuelles.
POST Telecom peut vous aider à standardiser, automatiser et piloter les procédures de circulation et de validation. Et donc à accélérer les processus de dématérialisation des documents, notamment en industrialisant les procédures de traitement associées (workflow).
Autre critère clé de réussite : la gouvernance de l’information. Donc sa maîtrise. Concrètement, cela signifie, être capable de référencer l’information par son identité, sa forme, son contenu, sa destination, ses droits d’accès etc. Etre capable, aussi, de la restituer de façon fiable. Et, enfin, prendre en compte son cycle de vie.
Enfin, POST Telecom peut mettre en place un système d’archivage physique et électronique espectant les normes archivistiques et les exigences légales de traçabilité et de conservation. In fine, vous bénéficiez de la valeur probatoire du document archivé et vous en facilitez l’accès grâce à des fonctions de recherche intuitives et néanmoins performantes de recherche.
Vous avez un projet ? Parlons-en !
Via POST Telecom, l’ECM devient un gisement de valeur quelle que soit la taille de votre organisation. Nos experts sont là pour vous aider à déterminer le niveau de service le mieux adapté à vos besoins. Nous vous guiderons également pas à pas dans l’utilisation de la solution.
De la mise en œuvre de la solution à l’assistance des utilisateurs, un seul interlocuteur. Ce qui signifie encore qu’en préférant la solution ECM de POST Telecom, vous transférez le risque opérationnel.
POST Telecom
L-2996 Luxembourg
Tél. 8002 2400
Fax +352 27 92 81 20
