1.146 imprimantes et photocopieurs ont cédé la place à 189 systèmes multifonctions de Xerox ! Ce changement de cap s’est immédiatement traduit par une réduction des émissions de gaz à effet de serre tant liées à la consommation d’énergie des différents moyens d’impression qu’à la production du papier consommé dans ses bureaux qui a chuté grâce à la mise en place d’un environnement de workflow numérique.
L’histoire remonte au début de l’année 2013. A l’époque, les collaborateurs de la Banque Européenne d’Investissement opérant dans trois bâtiments à Luxembourg disposent de 771 imprimantes et 105 scanners à usage personnel, de 79 photocopieurs et de 296 imprimantes en réseau… sans compter que le parc compte pas moins de 49 modèles d’équipements différents. A l’époque, la BEI entame, en accord avec sa gouvernance en matière de responsabilité d’entreprise, une réflexion sur une nouvelle politique d’impression tournée vers l’avenir.
Aujourd’hui, et alors qu’entre-temps 600 nouveaux collaborateurs ont rejoint les rangs de l’institution désormais présente sur six sites luxembourgeois, les imprimantes personnelles ont toutes disparu !
Ceci posé, la rationalisation voulue par la BEI ne s’est pas limitée à la seule quantité d’équipements. Elle a aussi porté sur le nombre de modèles. La nouvelle infrastructure d’impression n’en compte plus que trois, ces derniers étant capables de fournir à des cadences différentes des services d’impression, de numérisation et de copie.
Cette volonté d’uniformisation a permis à la BEI de faciliter la gestion du parc d’équipements désormais limitée à un seul fournisseur, mais également de réduire les coûts d’approvisionnement de consommables.
«L’étape la plus cruciale de ce processus de rationalisation a consisté à informer correctement les utilisateurs et à tenir compte de leurs souhaits pour qu’ils acceptent le nouvel environnement, souligne Peter Schmitt, responsable du déploiement Xerox à la BEI. Effectivement, ils tenaient à leurs imprimantes locales à usage personnel, car elles étaient à portée de main et répondaient à leur souci de confidentialité. Nous avons donc levé leurs inquiétudes en installant chaque système multifonctions à des endroits stratégiques dans les bâtiments pour servir efficacement un groupe de collaborateurs situés à proximité d’une part, et en leur donnant accès à FollowMe d’autre part.»
Grâce à la solution FollowMe pleinement sécurisée, les utilisateurs peuvent libérer leurs travaux sur le système multifonctions de leur choix à l’aide de leur badge, les documents en attente étant conservés sur le serveur éponyme pendant 8 heures.
Ce faisant, la solution FollowMe a permis de résoudre le problème de la confidentialité, et l’utilisateur ne doit plus craindre d’oublier un document confidentiel envoyé sur l’imprimante.
Pour garantir le succès et la bonne conduite du processus de rationalisation, la BEI a également suivi à l’époque, avec le concours de Xerox, un plan de migration passant par l’établissement d’un inventaire précis de l’infrastructure existante, par des entretiens avec le personnel portant sur la localisation optimale des systèmes multifonctions dans les bâtiments, par la mise en place d’une formation donnée sur place après l’installation des équipements, par l’ouverture d’un helpdesk dédié, et par la collecte des exigences particulières des utilisateurs avant mais également après l’installation des équipements.
«Le passage à des systèmes multifonctions connectés au réseau a également renforcé l’adhésion du personnel à la politique en matière de ‘paperless workflow office’ initiée il y a quelques années au sein de la BEI, se félicite Domenico Chiarappa, Chef de l’Unité Service Desk à la BEI. De fait, d’autres initiatives visant à promouvoir le ‘bureau sans papier’ avaient déjà rencontré un certain succès. Mais la campagne de suppression des imprimantes locales à usage personnel a été un véritable catalyseur qui a donné un nouvel élan à cette politique en faveur de l’environnement.»
