Tous les mois, remettre à chacun des 9.000 collaborateur d’IKEA son bulletin de paie. Une tâche répétée dans chacun des 32 sites en France. Une tâche que la direction de l’entreprise voulait tout à la fois simplifier et sécuriser. Le projet de numérisation -à ROI assuré- aurait pu être limité à cette fonction. IKEA l’a étendu.
Avec un chiffre d’affaires de 2,3 milliards EUR, IKEA France détient 18% du marché du meuble; une situation unique, construite au fil du temps -34 ans de présence.
La filiale française souhaitait diminuer progressivement les coûts d’envoi des bulletins de paie, simplifier et sécuriser le processus de distribution tout en garantissant l’unicité du dossier individuel dans un format électronique.
«Nous disposons d’un centre de service partagé que l’on souhaitait étoffer, explique Bertrand Fialip, directeur du développement social, en charge de conduire le dialogue social, d’accompagner et soutenir la politique HR et du développement des pratiques professionnelles au niveau local et national. L’idée était de proposer une plateforme de service aux collaborateurs, où ils pourraient circuler librement de façon à ce qu’ils accèdent aux documents et autres informations qui les concernent sans devoir passer par le service administratif.»
Le principe du dossier électronique s’impose. Un appel d’offres est lancé. Numen l’emporte. Le prestataire en étend l’audience à travers le concept de coffre-fort électronique. Une étape dans le sens où le coffre-fort est un espace privatif dans lequel chacun peut y déposer les documents qu’il souhaite.
Contractuellement, le projet repose sur quatre axes :
- La dématérialisation des bulletins de paie, soit :
‒ la mise en place d’une solution permettant à IKEA de proposer à l’ensemble de ses salariés de dématérialiser leurs bulletins de paie;
‒ la gestion de l’aiguillage des documents de type papier et électronique;
‒ l’optimisation postale des envois résiduels par courrier aux domiciles des salariés;
- Le dossier électronique du salarié.
- La mise en place d’une solution de gestion électronique du dossier salarié.
- La reprise des historiques et dossiers existants, numérisation et indexation.
Les premiers bulletins de paie électroniques seront disponibles au cours de cet été. La dématérialisation, première étape du zéro papier, sera alors pleinement opérationnelle. Le gain de productivité a déjà été estimé à 85% de par la numérisation et la centralisation via le centre de service.
«En dématérialisant, on accélère la productivité, on offre aussi de nouveaux services. Et comme on touche aux données sensibles et à la conformité, il faut avancer prudemment, s’assurer de l’adhésion des collaborateurs; on a donc consulté les instances syndicales qui nous ont encouragé dans notre démarche. L’adhésion était totale. C’est important. Pour nous, c’est bien plus qu’un projet HR, c’est un projet d’entreprise !», estime encore Bertrand Fialip. De fait, c’est clairement l’entreprise qui, par ce nouveau canal de communication, entretient sa relation avec chacun de ses collaborateurs. La direction générale s’est mobilisée en ce sens.
Chaque collaborateur ne disposant pas forcément d’une connexion internet à son domicile, IKEA a décidé de mettre à disposition deux à trois PC libre d’accès par magasin. L’objectif est d’enregistrer un taux d’adhésion de 100%. «On casse les codes, résume Bertrand Fialip. Le collaborateur accède à ses congés, à ses absences. Donc à la gestion du temps. Pour ses bulletins de paie, on peut remonter cinq ans en arrière. Le service est sans limite… Finis les cartons, les dossiers éparpillés. C’est une réforme d’ampleur au niveau du personnel !»
