° Marc Le Vernoy, CEO, Numen Group:si l’on cerne plus ou moins bien les usages du coffre fort numérique, son positionnement dans l’ECM est moins clair. Pour commencer, faut-il l’intégrer?
«La notion de coffre-fort s’inscrit dans la prolongation de l’ECM
(Entreprise Content Management) qui, lui-même, étend le principe de gestion électronique de documents. Dans l’ECM, les documents deviennent dynamiques; on peut les partager, les modifier, les tracer et les signer électroniquement. Le coffre-fort numérique renforce l’édifice: conservation de factures dématérialisées, mise en oeuvre du bulletin de paie électronique, restitution des écritures comptables en cas de contrôle fiscal…
«A l’heure de la dématérialisation documentaire et de la baisse du coût de stockage, le marché du coffre fort numérique est particulièrement vigoureux. Et le sera plus encore demain. Qui plus est, au même titre que les échanges tracés ou l’archivage électronique à valeur probatoire, le concept même du coffre fort renforce la notion de confiance numérique.»
° Pourtant, il y a pas mal d’ambiguïté entre les notions de coffre fort numérique, d’espace de stockage, d’espace de sauvegarde, d’archivage ou encore d’archivage à valeur probante. De là, d’ailleurs, une certaine confusion entretenue par les fournisseurs…
«Pour Numen, un coffre fort numérique est un espace virtuel de stockage et de conservation sécurisé, réputé inviolable, permettant de restituer ce qui y a été déposé sans altération. Il est donc un composant de stockage d’un système d’archivage électronique.
«Notre expertise en matière de coffre fort s’est sensiblement renforcée avec la reprise, en 2014 de Cimail -déjà bien représenté en Belgique et au Luxembourg avec des clients comme Colruyt par exemple.»
° Les entreprises et organisations publiques sont-elles conscientes du potentiel du coffre fort numérique?
«Je constate encore pas mal d’interrogations… A nous de lever les doutes, à nous de préciser le périmètre fonctionnel, d’intégrer les solutions. Spécialiste du traitement de données et documents sensibles, nous sommes en train de développer les usages du coffre fort numérique pour dépasser l’ECM traditionnel.
«Chez Ikea, par exemple, la notion de coffre fort a été intégrée au projet d’ECM pour lequel nous avions été initialement consultés. Une extension pleinement justifiée. Chaque employé accède désormais à ses informations personnelles: congés, formations, notes de frais, déclarations sociales, attestations diverses… C’est un exemple d’usage; on peut en imaginer d’autres.»
° Comment, précisément, susciter l’intérêt?
«En nous rapprochant des usages des gens! Aussi, chez Numen, nous sommes en train de développer des solutions spécifiques, des solutions par activités. Je pense au secteur immobilier, à l’environnement notarial, aux compagnies d’assurance, également aux administrations publiques qui peuvent désormais proposer des services réellement innovants à leurs administrés. Nos clients profitent d’une formidable expérience. Dans l’immobilier, par exemple, nous travaillons avec déjà avec des groupes comme Lafarge ou Bouygues.
«Dans ce type de projet, le conseil et l’accompagnement font toute la différence. Il faut songer aux différents usages, aux aspects réglementaires. Mettre à disposition un coffre fort pour chacun de vos employés, c’est bien; mais que se passe-t-il quand, par exemple, un collaborateur quitte l’entreprise?
° Bref, il ne s’agit donc plus de présenter le coffre fort numérique comme un service…
«C’est un service pour ses usagers… qui s’inscrit dans le cadre d’un projet. Sa mise en place réclame donc des compétences étendues. Spécialiste du BPO (Business Process Outsourcing), c’est-à-dire l’externalisation de processus métiers portés par des flux documentaires importants et sensibles, Numen peut se targuer de quarante ans d’expérience. Numen est à la fois éditeur et intégrateur: l’édition de ses propres solutions de capture, extraction, traitement, diffusion, conservation documentaire aux formats papier ou électronique et l’intégration de logiciels de ses clients avec ses technologies. La base est donc des plus solides!
«Une grosse banque de la place vient de nous confier la gestion de ses archives sensibles. Pour les institutions financières, nous pouvons mettre en avant notre statut de PSF au Luxembourg, mais aussi de PSDC-ready. L’information de nos clients est parfaitement sécurisée dans nos data centers à Howald.»