Gestion externalisée des courriers. Numen Europe, expert en traitement de données et documents sensibles, renforce son offre «Document Services» en ouvrant, à Luxembourg, le premier centre de gestion externalisée de courriers entrants. Installée sur le site de Howald, l’activité Mailroom de Numen Europe traite actuellement 10 000 plis par jour.
La gestion des courriers entrants est consommatrice de temps et de ressources pour l’entreprise. La sensibilité des documents, l’importance du respect des délais de traitement ou encore les éventuelles variations des volumes à traiter imposent des processus rigoureux et industriels ainsi qu’une grande flexibilité des ressources à affecter.
«Chaque jour, une entreprise reçoit des factures, des contrats, des bons de commande, des lettres diverses ou tout autre document qui viennent alimenter les systèmes d’information, explique David Gray, Deputy General Manager Numen Europe. L’activité Mailroom permet d’optimiser le traitement, le partage et la conservation de tous les documents entrants.»
Numen couvre toute la chaîne de traitement, de la capture (le transport, la numérisation…) à la valorisation (indexation, saisie de données, structuration…), le routage des documents en fonction des contraintes de l’entreprise (modification de workflow, approbation, dépôt…) jusqu’à la distribution sur différents supports (composition, impression, communication digitale, intégration avec des logiciels d’entreprise, ECM et archivage électronique).
Environ 10 000 plis (enveloppes courriers) ainsi que des colis et transports express sont traités chaque jour par la Mailroom de Numen Europe. «L’aménagement et la configuration de notre installation permet de traiter des dizaines de milliers de plis complémentaires chaque jour, précise David Gray. Le type de service que nous offrons ne s’adresse pas uniquement aux structures qui gèrent d’importantes volumétries de courriers, il est destiné à toute entreprise qui cherche à optimiser ses processus back-office, et ce, quels que soient les volumes à traiter et la structure des documents qui arrivent de manière hybride par e-mail, fax, scan ou courriers.»
