SAM pour Software Asset Management. Ou comment éviter les coûts non budgétés et interruptions en matière de gestion des actifs logiciels. Explications de Yves Reginster, aPhely. 

SAM… Que savez-vous de vos logiciels installés, de l’utilisation qui en est faite, des licences et des droits ? Car, qui dit logiciels dit audits. Avec plus de 70% des entreprises ayant signalé un ou plusieurs audits logiciels en 2016, vous savez que les auditeurs vont se présenter chez vous, si cela n’est pas déjà fait. Sans même parler d’audits, la complexité des actifs multiplateforme et multi-réseau actuels rend plus indispensable que jamais d’avoir une vue précise et constante de vos actifs logiciels. C’est le but du SAM (Software Asset Management). Et c’est le métier de aPhely, qui a débuté les services de Software Asset Management il y a 2 ans.

Les outils: une bonne expérience des modèles de licence Oracle, la réalisation d’analyse de compliance des licences Oracle chez quelques clients de taille et une certification SAM auprès de l’International Association of IT Asset Managers. Près de deux ans plus tard, nous pouvons être fiers de nos résultats : une grande valeur ajoutée, des coûts réduits ou évités chez les clients -une dizaine qui ont été aidés dans leur démarche, en particulier dans la gestion d’audits de licences-.

Pour bien saisir l’importance du SAM, il s’agit de prendre conscience de l’évolution du contexte. Les éditeurs de logiciels cherchent à évoluer, à s’adapter le plus vite possible aux tendances du marché; en même temps, ils cherchent à tout prix à préserver leurs revenus, ce qui peut les amener à mettre en œuvre des stratégies «particulières» comme les audits de conformité et la migration des contrats de licences perpétuelles vers des licences en mode SaaS, explique Yves Reginster, en charge de la business unit SAM de la luxembourgeoise aPhely.

> Premier cas de figure, les changements de modèles de licence. Imaginez que vous achetiez un produit avec une licence perpétuelle et une métrique bien définie. Entre-temps, l’éditeur supprime cette métrique et la remplace par une autre nettement plus restrictive, par exemple une limite de puissance de calcul. Ce changement vous empêche d’acheter de nouveaux produits ou options du produit original, vous êtes bloqué… «C’est un cas de figure des plus courants, poursuit Yves Reginster. On va vous suggérer de migrer vos licences de l’ancienne métrique vers la nouvelle. Mais cela, vous vous en rendrez vite compte, à un coût prohibitif. Résultat : vous bloquez les achats. Qu’à cela ne tienne, l’éditeur vous envoie un audit de licence. A la clé, le plus souvent, une solide ardoise pour vous mettre en ordre. Après négociation, vous achetez des services cloud et des options pour le produit original, avec une métrique de licence différente du produit de base, ce qui est interdit dans les règles de licence de l’éditeur. Mais voilà: pas d’écrit signé par l’éditeur qui vous garantisse une conformité dans ce cas, seulement un vendeur heureux de signer un nouveau contrat qui lui permet d’atteindre ses objectifs. Que se passera-t-il dans quelques années si vous êtes de nouveau audité ? Le contrat dit que c’est vous et non l’éditeur qui êtes responsable de la conformité !»

> Deuxième cas de figure, des contrats troubles. Vous achetez un produit avec plusieurs métriques qui s’appliquent, des utilisateurs et un chiffre d’affaires. En soi, c’est déjà discutable, et pourtant l’éditeur vous impose de le payer plus si vous augmentez votre chiffre d’affaires, peu importe si votre rentabilité baisse, la sienne… augmentera. En effet, vous achetez un produit au prix catalogue à un moment donné, avec un contrat de support et de maintenance. Deux ans plus tard, vous avez bien travaillé, vous serez donc amené à partager les bénéfices avec l’éditeur de logiciel. En revanche, si votre chiffre baisse, le prix du logiciel, lui, ne baissera pas ! « Vient un audit de ce logiciel, poursuit Yves Reginster. Le contrat de licence spécifie que vous devez produire régulièrement un rapport généré par le logiciel, qui reprend ‘toutes les données nécessaires au calcul des redevances’… Malheureusement, ce rapport ne reprend pas la métrique business, liée au chiffre d’affaires géré par l’application, vous voilà en défaut de licence…» Sans une parfaite connaissance du sujet, l’affaire se serait soldée par la signature d’un montant conséquent. Pour cet exemple vécu, il n’en fut rien. Sur base de quelques éléments légaux et une bonne négociation, aPhely a pu réduire de plus de 70% le montant de la régularisation, par ailleurs les clauses du contrat ont été adaptées pour affiner les définitions et éviter à l’avenir de tels risques !

> Troisième cas de figure, des clauses interprétées de manière abusives. Votre contrat vous dit que si vous déplacez le logiciel d’un serveur situé dans vos locaux vers un serveur situé chez un fournisseur de services, vous devez demander l’autorisation, ce que vous faites. La réponse est simple, on vous accorde l’autorisation moyennant le paiement d’une redevance correspondant à 90% du prix annuel de la licence ! «Plus question d‘accepter ces comportements, poursuit Yves Reginster. Il existe un mouvement, lancé au Royaume-Uni qui cherche à édicter des règles de bonne pratique pour les licences, apporter une plus grande transparence et de l’éthique dans les contrats de licence et les comportements des éditeurs de logiciels. Une pression s’exerce aujourd’hui sur les éditeurs pour qu’ils adhèrent à ces bonnes pratiques. Enfin !»

Si ces exemples de pratiques n’ont rien d’exceptionnel, il ne s’agit pas de considérer la gestion des licences sous le seul angle du risque, insiste encore Yves Reginster. Un outil de SAM va permettre, avant tout, la mise en place d’un vrai tableau de bord des actifs logiciels et donc d’optimiser les licences. Ce qui permettra encore de réduire les contrats pour des produits qui ne sont plus utilisés, une mise en conformité de licences avant d’être audité, mais aussi d’être prêt pour gagner la bataille !

«Un audit logiciel, c’est un triple coût : vous devez mobiliser des ressources pour répondre aux demandes de l’auditeur, ces ressources ne sont jamais planifiées, cela peut arriver à un mauvais moment. Qui plus est, vous risquez de payer des pénalités et acheter des licences complémentaires à un moment où aucun budget n’est prévu. Personne n’est à l’abri d’un audit. Même une entreprise qui ne possède que quelques licences peut être auditée…»

La mise en place de bonnes pratiques rend les processus plus rapides, plus agiles, au bénéfice des utilisateurs. La complexité des actifs multi-plateforme et multi-réseau rend plus nécessaire que jamais d’utiliser la bonne démarche, les bons outils et de disposer des bons conseils… pour être prêt pour l’audit. Automatisez le processus pour établir votre position légitime exacte : vous serez non seulement capable d’assurer votre défense en cas d’audit, mais vous réaliserez également d’importantes économies, conseille encore Yves Reginster.