Loomion digitalise les conseils d’administration

Tout se digitalise, y compris les réunions et procédures des conseils d’administration. Loomion, éditeur spécialisé dans la Corporate Governance, propose une solution « Powered by EBRC » unique sur le marché.

Loomion améliore l’organisation et la communication au sein du conseil d’administration et du comité exécutif d’une entreprise. Sa solution, unique sur le marché, facilite le partage de documents, les échanges entre administrateurs et, in fine, la gouvernance de l’entreprise. Au Luxembourg, Loomion a développé voici bientôt deux ans un partenariat avec EBRC, qui héberge et opère la solution, afin de la proposer plus facilement aux acteurs locaux, mais aussi belges et français.

L’idée ? Faciliter et, surtout, sécuriser les échanges de documents. Via le portail « twelve Directors » de Loomion, qui s’appuie sur le standard industriel des systèmes de gestion de documents qu’est Microsoft SharePoint, le secrétariat du comité exécutif peut plus facilement collaborer avec ses membres et les informer de la tenue des meetings à venir, mais aussi leur permettre de mieux les préparer, en mettant à leur disposition l’ensemble des informations et documents utiles. Les membres du conseil d’administration peuvent y accéder online ou offline, où qu’ils soient, de manière extrêmement sécurisée.

Pratiquement, les utilisateurs y trouvent toutes les informations concernant leur prochaine réunion : où et quand aura-t-elle lieu ? Comment s’y rendre ? Quels documents doivent être examinés ? Loomion permet de retrouver facilement les documents en cours de traitement, d’y apposer une signature digitale et donc de collaborer plus efficacement. Différents outils d’édition sont ainsi proposés permettant, entre autres, de souligner du contenu important, d’ajouter des annotations personnelles ou encore de lancer une option de recherche de texte intégral pour tout document. Enfin, toujours parmi les fonctionnalités, la solution permet de participer à des discussions et votes relatifs aux documents, par exemple des décisions par voie circulaire, ainsi qu’à des sondages publics ou secrets.

Point fort de la solution : la sécurité

Par essence, l’ensemble de l’environnement Microsoft SharePoint a évolué en un standard de l’industrie bancaire en ce qui concerne la sécurité. Il empêche tout accès non autorisé, tant en externe qu’en interne. Si SharePoint n’entre pas dans la stratégie informatique du client, il lui est alors possible de disposer de la solution en mode « as a service » via les services managés d’EBRC au sein de ses Data Centres certifiés Tier IV, assurant un haut niveau d’accessibilité et de sécurité.

L’accès des membres aux documents repose sur le principe de la connaissance sélective ‘Need-to-Know’, ce qui exclut totalement l’accès non autorisé. Le trafic réseau est crypté de bout en bout et les documents sont transmis aux appareils mobiles de façon sécurisée. De même, la base de données contenant les documents est cryptée. Un journal d’événements optimisé enregistre les actions de chaque utilisateur du portail, garantissant le plus haut niveau de fiabilité à tout moment.

Toutes les applications de Loomion sont protégées via l’authentification à triple facteur (3FA). Chaque appareil est équipé d’un certificat unique et dispose de l’identifiant Active Directory de l’utilisateur. Pour le contrôle d’accès ainsi que pour le cryptage de la communication avec les serveurs, l’application mobile fait usage de l’infrastructure de gestion de clés (IGC).

Si les clients ont la possibilité d’héberger la solution comme ils l’entendent, que ce soit sur leurs propres serveurs ou en mode hébergés via un Data Centre, Loomion a développé avec EBRC un partenariat pour accélérer sa diffusion.

La solution est aujourd’hui intégrée dans le programme «Powered by EBRC» créé pour accélérer le développement des clients et l’hybridation de leur business. Loomion profite ainsi non seulement des solutions «Trusted Services Europe» d’EBRC, mais également de son offre intégrée depuis le conseil jusqu’aux opérations. Ce faisant, l’expert en sécurité suisse s’adosse à un partenaire solide, avec de nombreuses certifications et le statut de PSF de support, soit autant de garanties qui renforcent son positionnement auprès du marché.

«Partout où circulent des informations sensibles !»

Markus Bosch, CEO, Loomion

° Comment est née Loomion ? Quelle idée sous-tend l’entreprise ?

«Loomion est née de mon expérience au sein du conseil d’administration d’un grand groupe pharmaceutique établi en Suisse. Nous avons longuement travaillé sur une solution facilitant l’organisation de la vie des comités exécutifs et l’échange de documents entre ses membres. Notre ambition était de développer une solution permettant la création et l’échange simple de données sensibles, une gestion efficace des réunions et offrant une collaboration optimale des membres au sein d’un environnement sécurisé. Loomion supporte ainsi toute une série de processus business au départ d’un maître-mot : la sécurité.»

° Vous insistez sur la notion de sécurité. Fait-elle la différence avec d’autres solutions dites de collaboration ?

«Par nature, nous opérons dans les environnements où les données sont les plus critiques. La sécurité est fondamentale et de la plus haute importance. Pas de bonne gouvernance sans une sécurité solide ! Les utilisateurs de la plate-forme retiendront quant à eux davantage les fonctionnalités proposées que ce soit pour échanger des documents, en annoter certains, poser des questions, etc. et nous assurons que ces attentes sont satisfaites à tout moment, avec absolument aucun compromis quant à la sécurité des données. En ce sens, Loomion est une plate-forme « user-friendly », de confiance et collaborative.»

° Quels types d’organisations visez-vous ?

«Loomion est une solution au service de conseils d’administration de toutes sortes d’entreprises et d’organisations, de même que pour les équipes projets qui traitent des informations hautement sensibles. Outre les banques et les compagnies d’assurance, que nous avons sensibilisées en premier, nous travaillons avec des gestionnaires de fonds, des family offices ou encore des agences de communication. De la même façon, nous avons été reconnus « partenaire de prédilection » par les organisations et départements gouvernementaux. Mais nous ne sommes pas en mesure d’en dire plus à ce sujet. En somme, Loomion s’impose naturellement comme le fournisseur préféré des organisations partout où circulent des informations sensibles.» 

° Avec EBRC, vous avez tissé une relation étroite qui va plus loin que l’usage de ses Data Centres. Pourquoi ?

«EBRC est passé rapidement du rôle de fournisseur, comme ce fut le cas lorsque nous avons dû mettre en œuvre un environnement spécifique pour répondre aux besoins du conseil d’administration de la Banque de Luxembourg, à celui de partenaire permettant d’accélérer la diffusion de la solution. Nous avons rapidement saisi l’opportunité de nous adosser à un partenaire solide, avec des certifications de premier plan et le statut de PSF de support, pour répondre plus aisément aux exigences de chaque client, petit ou grand, en nous adaptant à ses besoins. Pour le marché, nous n’en sommes que plus forts.»