Éléments de différentiation entre prix et coût total de possession d’un système de sécurité. Une analyse de Edwin Roobol, Director Middle Europe, Axis Communications.

Quel que soit l’achat envisagé, notre nature humaine nous pousse à considérer d’abord, et parfois exclusivement, le prix du produit ou du service recherché. Quelques exemples pour s’en convaincre : on prête une grande attention à l’étiquette de la chemise qui nous plaît, on lit l’affichette accrochée à la voiture neuve chez le concessionnaire, et on cherche sur Internet le prix le plus bas pour acheter le dernier gadget à la mode. Mais le prix en lui-même représente-t-il un bon indicateur, en particulier pour un produit plus sophistiqué ? Et réalise-t-on immanquablement une bonne affaire en optant pour le prix le plus bas ?

Dans le domaine informatique en général, toutes les études font le même constat et la réponse tombe telle un couperet : absolument pas. Or, on a tendance à estimer le coût total d’un système uniquement en fonction de son coût d’acquisition visible (investissement initial). Cette démarche n’est pas réservée au secteur de la sécurité. Elle se confirme dans de nombreuses études, quel que soit le secteur d’activité.

Le prix d’achat le plus bas ne se traduit pas nécessairement par la meilleure rentabilité globale de l’investissement ou par la meilleure affaire sur le long terme. Même si l’on ne pense pas forcément en ces termes lors de l’achat d’une chemise ou d’un gadget, quand il s’agit d’un investissement déterminant pour une entreprise, le coût total de possession (TCO, Total Cost of Ownership) devient un indicateur beaucoup plus pertinent que la seule évaluation du prix d’achat initial des solutions en fonction des fournisseurs.

Les études le montrent : pour de nombreux investissements d’entreprise, les acheteurs sous-estiment les coûts d’exploitation continus, avec une marge d’erreur comprise entre 30 et plus de 100%. Ils omettent de prendre en compte des facteurs essentiels comme la qualité des produits, les fonctions d’exploitation qui font gagner du temps et réduisent les dépenses sur le long terme, les coûts indirects et immatériels, ainsi que les frais de réparation, maintenance et indisponibilité.

Définition du coût total de possession

Le coût total de possession, ou TCO, est généralement défini comme un modèle d’évaluation financière ayant pour but de saisir tous les coûts associés à une activité tout au long de son cycle de vie. Le coût total de possession est utilisé dans les secteurs de l’informatique et de la sécurité comme un outil permettant d’estimer correctement les coûts directs et indirects de déploiement d’un système et de comparer les différentes caractéristiques et la répartition des coûts de différents systèmes.

Un TCO offre une base d’estimation des coûts afin de déterminer la valeur économique totale d’un investissement. Il peut servir d’outil de comparaison de produits ou services. Un TCO peut :

– aider les équipes de projet à comprendre la répartition des coûts dans le temps, depuis l’installation jusqu’au démantèlement, en passant par l’exploitation;

– aider à comprendre la répartition des coûts entre les différents composants du système;

– minimiser les risques de coûts imprévus qui peuvent rogner les budgets;

– aider à concentrer les efforts et à réduire les coûts avec le temps;

– apporter une certaine aide lors des discussions avec les parties prenantes sur les perspectives à long terme et la durée de vie espérée d’un système;

– constituer un élément d’aide à la décision parmi d’autres pour évaluer des réponses à un appel d’offres.

Application du TCO aux solutions de sécurité : étude de cas

Nous avons récemment mené une évaluation du TCO pour la mise en œuvre d’un système de sécurité représentatif dans une entreprise. Bien que reposant sur un modèle hypothétique, l’étude s’appuie sur des scénarios réels pour tenter d’établir un panorama réaliste de la répartition des coûts entre les différentes composantes du système, ainsi que les différentes phases jalonnant les dix ans (durée prise comme exemple) du cycle de vie du système.

Notre étude du TCO porte sur un projet imaginaire de surveillance urbaine, qui nécessite un système robuste et de grande qualité comptant 1 500 caméras. Il inclut une solution professionnelle de gestion et stockage vidéo. Bien entendu, nous sommes conscients que chaque projet est unique et que chaque secteur d’activité est soumis à des impératifs propres et des critères d’évaluation spécifiques pour déterminer les coûts dans leur ensemble. Pourtant, certains facteurs sont communs à la plupart des situations d’entreprise, et nous avons mis à profit notre expérience d’installation de centaines de systèmes dans le monde pour mieux cerner la portée de l’analyse.

Une quarantaine de coûts potentiels sur l’ensemble du cycle de vie

Dans notre étude, nous avons organisé les postes de dépenses par activité et selon leur chronologie d’apparition dans le cycle de vie du système. La possession d’un produit peut être divisée en trois phases : acquisition, exploitation et démantèlement. Les coûts sont ensuite divisés en 3 catégories principales : coût total d’acquisition, coût total d’exploitation et coût total de démantèlement.

Pour chacune des catégories principales, les coûts sont variables par nature. Alors que les coûts d’acquisition et de démantèlement ne sont déduits qu’une fois, les coûts d’exploitation se répètent tout au long de la durée de vie du système. Par conséquent, la part des coûts d’exploitation du système est fortement tributaire de sa durée de service attendue.

Lors de l’acquisition d’un système de vidéosurveillance, certains coûts sont évidents : matériels, logiciels, installation et intégration. Néanmoins, nous avons recensé un total de 40 postes de dépenses ayant une incidence sur le TCO à long terme.

Comme attendu, les coûts d’acquisition (également définis comme les coûts de la première année) forment la majorité du total, en l’occurrence 67% dans notre exemple. Fait notable, les coûts relatifs à cette phase sont répartis uniformément entre les coûts liés aux produits et les «autres» dépenses, non liées au prix d’achat proprement dit des produits. Tout aussi importants, mais souvent sous-évalués par les acheteurs qui s’intéressent en priorité aux coûts immédiats, les coûts d’exploitation continus représentent 31% des coûts sur le long terme. Quant aux coûts de démantèlement, ils constituent une faible proportion du total, mais ils peuvent se révéler considérables en valeur dans le cadre d’un investissement total portant sur plusieurs millions.

L’autre volet à prendre en compte concerne l’évolution de la répartition des coûts dans le temps. Comme mentionné ci-dessus, environ 67% du coût total est alloué à la phase d’acquisition. Les 33% restants sont répartis sur les dix ans suivants du cycle de vie du système. Les coûts d’exploitation suivent une courbe en U : plus élevés en début et fin de cycle, ils sont plus faibles au milieu du cycle de vie. Ils sont notamment basés sur les taux de panne types au cours du cycle de vie des produits et intègrent le fait que le coût de remplacement d’un produit défaillant s’accroît naturellement après l’expiration de la garantie du fournisseur.

À chaque installation son calcul de TCO

Loin de nous de prétendre que ce modèle de TCO s’applique à tous les projets. D’autant qu’il existe certainement d’autres facteurs à prendre en considération par-delà le coût, notamment la qualité des produits (qui a bien sûr des ramifications sur les coûts à long terme) et les fonctions ou technologies particulières nécessaires.

Ce TCO peut varier considérablement en fonction de l’étendue du projet, du secteur d’activité, des exigences du système (nombre de caméras, etc.) et d’autres facteurs non anticipés. En revanche, une évaluation plus rigoureuse du TCO peut vous aider à prendre des décisions plus informées, en tenant compte de l’ensemble des coûts directs et indirects, de la livraison à la mise hors service.

Pour télécharger la version complète du livre blanc Axis consacré au TCO, cliquez ici.