Bien plus qu’une simple contrainte légale, la numérisation et l’archivage électronique de documents répond à des enjeux essentiels pour les entreprises : être en mesure de garantir la conservation de certains documents indispensables, ou encore faciliter leur utilisation dans la conduite courante de leurs activités.
Le passage au numérique est un projet de transformation d’envergure. Certaines entreprises hésitent encore à franchir le pas. Comment mener un tel projet ? Quels sont les écueils à éviter ? La conférence organisée par PMI-Luxembourg (Project Management Institute) en collaboration avec PwC Luxembourg a rassemblé mardi 5 mai près d’une trentaine d’experts de la gestion de projet.
La gestion électronique des documents est un sujet d’actualité au Luxembourg. Un projet de loi est attendu sur la numérisation et l’archivage électronique. Il devrait donner naissance au PSDC (Prestataire de Service de Dématérialisation et de Conservation) et introduire l’équivalence entre copie digitale et papier.
C’est aussi une des pistes explorées dans l’initiative Digital Lëtzebuerg pour faire de Luxembourg un centre d’excellence high tech. Il ne faut pas non plus oublier les entreprises pour lesquelles ce type d’outil répond à un réel besoin. Face à un environnement réglementaire de plus en plus complexe et à une quantité de données en constante augmentation, elles doivent être en mesure de contrôler leur base documentaire et tracer tous les éléments d’un dossier.
«C’est un projet de transformation digitale d’envergure, qui nécessite de définir une stratégie claire et structurée», déclarait Thierry Kremser, associé chez PwC Luxembourg, en ouvrant la conférence.
A travers les présentations d’études de cas, les participants ont pu découvrir les différentes facettes de la conduite d’un projet de passage au numérique.
Valérie Dussourd, responsable des Services Corporate chez UBS a présenté les défis liés à un projet de passage au tout numérique du traitement des factures. Deux points ont retenu particulièrement son attention. Un : «revoir toutes les étapes du process de facturation, de l’arrivée des factures au paiement du fournisseur; trop souvent, des tâches sont réalisées par habitude, mais sans réelle plus-value : il faut être prêt à remettre en cause chacune d’entre elles». Deux : «communiquer régulièrement sur les quick wins tout au long du projet est le meilleur moyen de remporter l’adhésion des équipes impactées par ces nouvelles façons de travailler».
Impliquer les utilisateurs et bien définir leurs besoins est indispensable. Sylvie Forastier, Central Filing and Archives Advisor chez Linklaters en a fait l’expérience. «Avant de nous lancer dans le développement d’un nouvel outil de base documentaire électronique, nous avons identifié les besoins des avocats de notre cabinet. La solution retenue leur donne plus d’autonomie : le nouveau système de classification est plus simple et les documents sont constamment mis à jour et accessibles à tout moment».
L’impact de la mise en place d’un système de gestion électronique des documents va au-delà d’une plus grande efficacité. C’est aussi un moyen de se différencier de la concurrence en proposant un service de meilleure qualité à ses clients.
«Le système que nous proposons aujourd’hui résulte d’un long processus de maturation et d’évolution initié en 2004 avec la gestion électronique de documents, explique Jean Brisbois, responsable d’Alter Domus Connect. Notre portail externe a permis de renforcer les liens avec nos clients : ils ont accès plus rapidement aux informations qui les concernent et peuvent ainsi contrôler le service fourni grâce à des tableaux de bord. Nous enrichissons constamment les services auxquels ils peuvent avoir accès en ligne, 24 heures sur 24, comme depuis décembre 2014 avec le Virtual Data Room. Hier, nous implémentions un système de gestion électronique de documents. Aujourd’hui, notre système est un des éléments-clés de différenciation d’Alter Domus».
Point commun du succès de ces projets de transformation digitale : l’adhésion de toute l’organisation, des utilisateurs au management. «Le simple fait de changer de technologie est insuffisant pour apporter les bénéfices désirés. Chaque partie prenante doit être consciente des enjeux et des bénéfices attendus tant de manière collective qu’individuelle, sinon la greffe ne prendra pas», résume Xavier Lisoir, directeur chez PwC Luxembourg
