Soit opter pour de nouveaux investissements dans des systèmes ICT internes, soit passer au cloud. La Croix rouge de Luxembourg n’a pas hésité.
«Le recours à des logiciels dans le cloud est un sujet sans doute un rien plus sensible au Grand-Duché que dans d’autres pays : nous abordons la protection des données avec une extrême prudence, déclare d’emblée Martial Arnold, directeur informatique de la Croix Rouge luxembourgeoise Nous avons toutefois envisagé soigneusement tous les risques et c’est totalement convaincus que nous avons franchi le pas pour nos 2.000 collaborateurs !»
Si le fait de choisir Microsoft Office 365 a rendu superflu tout renouvellement ou extension du système de messagerie, les avantages ne s’arrêtent pas là : la Croix Rouge luxembourgeoise s’épargnera aussi un nouvel investissement en matériel, en maintenance et en licences serveur pour son prochain gros projet.
«Nous envisagions déjà depuis longtemps un projet devant améliorer la collaboration entre départements et permettre la gestion documentaire. Mais nous le repoussions sans cesse, déclare Martial Arnold. Le fait que SharePoint soit inclus dans Office 365 nous a incité à lancer le projet. Nous en sommes au stade de la définition du contenu du projet. Tout doit être opérationnel d’ici la fin 2015.» Le but? Faciliter le travail mobile et la collaboration, par exemple avec des collaborateurs en mission à l’étranger.
DES ALTERNATIVES GRATUITES. En sa qualité d’organisme à but non lucratif, la Croix Rouge a droit à des licences Office 365 Online gratuites. «Cela peut paraître une manière très facile de réduire les coûts, mais il ne faut pas oublier que d’autres logiciels gratuits sont également disponibles. Nous avons opté pour la suite de Microsoft parce que nos autres logiciels proviennent également de cet éditeur et que cela nous simplifie la gestion. Mais la raison majeure réside dans le fait que les outils Office de Microsoft sont familiers de nos collaborateurs. La plupart d’entre eux les utilisent également à des fins privées. Nous voulions dès lors rendre les choses faciles pour tout le monde.»
La plupart des coûts ne sont d’ailleurs pas dus aux licences, mais à l’achat. Et, surtout, à la gestion et à la maintenance des équipements. Tous ont désormais disparu pour ce qui est de l’e-mail, déclare Charif Mouttaki, Account Manager, Getronics, société qui a assuré la migration. «Les problèmes antérieurs de capacités limitées et de disponibilité insuffisante appartiennent désormais, eux aussi, au passé. Grâce à une flexibilité retrouvée, notre client a la possibilité d’initier de grands projets tout en en limitant leur impact.»
10% D’ECONOMIES ET AUTRES BONI. Martial Arnold estime actuellement à 10% l’économie réalisée par la Croix Rouge à Luxembourg en termes de budget IT en ayant opté pour du logiciel cloud. Cette économie s’accentuera encore lorsque SharePoint entrera en action.
«Comme toute direction ICT, l’objectif est de fournir à nos utilisateurs des outils performants, efficaces et disponibles, tout en minimisant les dépenses liées au système d’information. C’est plus particulièrement le cas pour une organisation telle que la Croix-Rouge. Dès lors, plus nous pouvons allouer de moyens à nos clients, mieux nous remplissons notre mission. Nous ne faisons évidemment pas l’économie de frais de gestion mais nous nous devons de tirer un parti optimal de tout moyen de les réduire.»
Pour minimiser autant que possible les coûts de migration, la Croix Rouge a préparé l’opération avec une grande minutie. «Nous avons réellement pu créer les conditions de succès autour de projet, déclare Charif Mouttaki. «Contrairement à nombre de sociétés qui font l’erreur d’exécuter la migration au plus vite, afin de se donner de la visibilité, la Croix Rouge nous a laissé carte blanche pour le travail en amont. En outre, plus de 80% du succès d’une telle migration tient dans sa préparation. Il revient donc moins cher d’y consacrer plus de temps. »
Le projet a été finalisé dans les temps et sans dépasser le budget prévu. «Pour ce genre de projets, nous travaillons au forfait. Les clients s’attendent à ce que nous ayons développé une certaine routine», explique Charif Mouttaki. Getronics n’était pas encore partenaire IT de la Croix Rouge.
CONTUNITE DANS LA RUPTURE. La Croix rouge possédait déjà des licences Office; pour l’instant, l’organisation continue à les utiliser. «Seul le lieu de stockage des données a changé, ce qui nous garantit d’ores et déjà plus d’espace pour chaque utilisateur, ainsi qu’une plus haute disponibilité du service de messagerie, précise encore Martial Arnold. La migration a été effectuée par groupes successifs, ce qui a eu pour effet de minimiser l’impact. Seuls quelques effets de bord ont dû être gérés, mais tout est rapidement rentré dans l’ordre une fois tous les utilisateurs migrés. La gestion du changement prendra une toute autre dimension l’année prochaine lorsque la mise en œuvre de SharePoint changera sensiblement les méthodes de travail.»
Dès à présent, chaque collaborateur peut consulter ses mails à partir de plusieurs systèmes, dont le choix est laissé à l’appréciation de chacun. «Office 365 fonctionne sur tout type d’appareil. Quiconque le désire peut dès lors utiliser son smartphone favori. En cas de problème ou lorsqu’un collaborateur nous quitte, nous pouvons bloquer l’accès à partir d’un point central», précise Martial Arnold. La Croix Rouge a par ailleurs prévu un degré supplémentaire de sécurité pour la centaine d’utilisateurs qui doivent gérer des informations sensibles.
A terme, l’intention est d’utiliser au maximum toutes les applications et fonctions d’Office 365. Ce sera par étapes. Exchange est déjà utilisé. SharePoint suivra. Pour la suite, la Croix rouge luxembourgeoise évalue les possibilités qu’offrent OneNote, Yammer, Lync ou OneDrive. «Nous postposons sciemment ces projets afin de ne pas déployer trop de choses en même temps, ajoute Martial Arnold. Toutefois, un nombre assez important de collaborateurs ont eux-mêmes décidé de commencer à utiliser OneDrive. Loin de nous l’idée de les en empêcher. Pour le reste de nos applications, nous payons en fonction des capacités que nous utilisons. Cela signifie que l’espace de stockage que nous pouvons utiliser via l’ensemble des outils intégrés à Office 365 nous permet de rationaliser nos dépenses en systèmes d’information.» De ce fait, la Croix Rouge est en mesure de faciliter encore davantage les conditions d’utilisation tout en réduisant ses coûts.
