Banque Raiffeisen confie la mise en place d’une solution de digitalisation et d’archivage électronique de ses documents de gestion à Labgroup et Numen Europe. Objectif : accroître son efficacité opérationnelle.

Banque Raiffeisen, la première banque coopérative, dont les centres d’intérêt et de décision sont basés au Luxembourg, met le client au centre de ses préoccupations. Raiffeisen consolide sa place sur le marché en anticipant les tendances, mais également en modernisant continuellement son offre de produits et services afin de répondre aux nouveaux besoins de sa clientèle.

Pour Raiffeisen, la digitalisation présente de nombreux avantages. Aussi la banque a-t-elle décidé de faire appel aux sociétés Labgroup et Numen Europe, afin de proposer des services modernes et flexibles à ses clients. Raiffeisen développe sa digitalisation afin d’accroître son efficacité opérationnelle, grâce à la convergence de ses canaux physiques et digitaux.

Optique de «Paperless Office»

À l’issue d’un appel d’offres (émis en 2015), la Banque Raiffeisen a donc confié le déploiement d’un service de dématérialisation et d’une solution d’archivage électronique aux sociétés Labgroup, tiers-archiveur de métier depuis plus de quarante ans, et Numen Europe, expert en traitement externalisé de données et documents sensibles. Labgroup et Numen ont toutes deux obtenu la certification PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation) avant d’être agréés par l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services).

Le projet a pour objectif d’optimiser la gestion, la protection et la conservation des documents dans une optique de «Paperless Office», et comprend trois volets :

– la numérisation des dossiers clients, soit la reprise d’un fonds d’archives papier de 8 millions de pages;

– l’a numérisation au quotidien des documents papier qui témoignent des activités aux guichets (opérations de caisse);

– l’archivage de documents qu’ils soient nativement ou devenus électroniques (contrats ou opérations sous format électronique).

Combinaison des compétences

Les copies électroniques réalisées par un PSDC selon les règles normatives, ont la même valeur probante que les documents papier originaux (qui dès lors peuvent être détruits).

C’est donc en toute sécurité, avec la garantie de l’État luxembourgeois, que les détenteurs d’informations, comme la Banque Raiffeisen, peuvent confier à Labgroup et Numen Europe tant leurs opérations de dématérialisation que de conservation.

La combinaison des compétences des deux sociétés s’avère fructueuse au Luxembourg et même au-delà des frontières. Grâce à ce partenariat, Numen Europe et Labgroup ont la capacité de prendre en charge tout le cycle de vie des documents physiques et électroniques depuis la collecte jusqu’à la destruction certifiée. Elles sont également à même de garantir une continuité des opérations grâce à la redondance de leurs moyens et certifications.

La CSSF (Commission de Surveillance du Secteur Financier) et l’ILNAS supervisent Labgroup et Numen Europe en tant que PSF (Professionnel du Secteur Financier) et PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation et de Conservation).

Labgroup et Numen sont également certifiées ISO 9001:2015 et ISO 27001:2013 et garantissent ainsi la plus haute confidentialité et sécurité de l’information à leurs clients.