Administrer un parc software traditionnel n’a rien d’une tâche aisée. En estompant le lien entre le matériel et le logiciel, la virtualisation ajoute une couche de complexité. Quant au cloud, s’il traduit une autre façon d’accéder au logiciel, il engendre de nouveaux modèles économiques qui brouillent encore un peu plus la gestion des licences si celle-ci n’est pas correctement abordée. «N’attendez pas, prenez les devants !», conseille Yves Reginster, en charge de la nouvelle Business Unit SAM (Software Asset Management) de la luxembourgeoise Aphely. A la clé, des économies de l’ordre de 30% a chiffré Gartner.
«Nombre d’entreprises n’ont pas de cadre et encore moins de règles et de systèmes pour optimiser l’utilisation et les dépenses encourues tout au long du cycle de vie du logiciel et se trouvent face au même challenge : comment éviter la sous- ou sur-utilisation de leurs licences ? Or, ce challenge représente un enjeu financier sensible, dont le montant peut être réduit significativement au travers d’une gestion performante des actifs logiciels.»
Selon une étude d’IDC, 38% des entreprises sondées reconnaissaient qu’au moins 11% de leur budget alloué aux applications correspondaient à des utilisations non conformes. Pis : dans 56% des entreprises au moins 11% du budget des applications partaient en dépenses pour des logiciels non utilisés… Au Luxembourg et en Belgique, où Aphely opère, la situation n’est guère différente. «Sur une dizaine d’entreprises suivies, je n’en ai rencontré qu’une seule en ordre ou quasi», observe Yves Reginster. Tout est dit.
Faut-il s’en étonner ? A mesure que les entreprises se développent, les services IT ont de plus en plus de mal à faire l’inventaire précis des actifs logiciels utilisés et à assurer le suivi des licences. Les packs logiciels s’accompagnent le plus souvent de structures de licence complexes et les logiciels se déclinent sous des noms différents, avec des numéros de versions différents, ce qui complique la gestion des licences et le suivi de leur utilisation. Un même éditeur peut, d’ailleurs, avoir plusieurs politiques de licensing. Difficile, dans ces conditions, de s’y retrouver.
Aux risques de sécurité, aux dépenses inutiles, s’ajoute le fait que les entreprises incapables de gérer leur parc logiciel s’exposent aux conséquences d’une non-conformité avérée en cas d’audit. Il faut donc élaborer des stratégies de gestion des licences et s’astreindre à suivre les bonnes pratiques en la matière.
«Un petit écart vis-à-vis d’une licence peut sembler mineur dans la liste des priorités de conformité IT d’une entreprise, pourtant une méprise aussi minime soit-elle peut se chiffrer en dizaine de milliers d’euros pour l’entreprise contrôlée et coûter son emploi à l’employé fautif, poursuit Yves Reginster. Accidentelle ou délibérée, la non-conformité a de lourdes conséquences, car les entreprises sont généralement condamnées à une pénalité financière et doivent en plus acheter les licences manquantes au prix fort. D’où l’importance critique pour les entreprises de se doter d’un système de reporting ultra fiable et précis qui tient à jour les comptes des actifs logiciels, pour éviter les gaspillages dans des logiciels inutiles, mais aussi pour se prémunir contre les lourdes amendes pour défaut de conformité.»
Parmi les clients d’Aphely (certifiée Software Asset Manager par IAITAM (International Association of IT Asset Managers)), des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. Au Luxembourg, trois institutions financières. En Belgique, une belle présence dans le secteur pharma. Plus les télécoms et le secteur public. Les motivations ? Toujours les mêmes : réaliser des économies tout en réduisant les risques de non-conformité. «Parfois, aussi, j’entends des patrons me dirent qu’ils aimeraient bien faire réaliser un audit et mettre en place les régles et processus en faveur d’une bonne gestion de leurs actifs… mais ne pas en avoir les moyens ! C’est un faux calcul. Aujourd’hui, devant l’importance des sommes en jeu, les éditeurs sont de plus en plus enclins à effectuer des contrôles et des revues de licences. Ainsi, chaque éditeur renforce ses dispositifs de surveillance, et vérifie comment chaque licence a été acquise. C’est pourquoi, il est de plus en plus impensable d’acquérir des licences de manière illégale, d’autant que les peines encourues en cas d’infraction peuvent s’avérer lourdes…»
Si l’entreprise n’est pas bien préparée, un audit se transforme très vite en un exercice très coûteux. Spécialisée dans l’analyse et la gestion des actifs logiciels en vue de réduire les coûts et les risques, Aphely couvre entre-autres les domaines suivants : identification des actifs logiciels et matériels (où sont-ils déployés ?); description de l’architecture de la virtualisation, son impact sur les licences (qu’est-ce qui est déployé, dans quel but ?); définition des règles et contrôle de leur exécution, réconciliation des données contractuelles par rapport à l’utilisation des licences; définition des règles pour gérer les documentations, veiller à l’accessibilité de toutes les preuves d’achat et des certificats d’authenticité pour chaque licence acquise. Mais, aussi, préparation aux audits. «A nos clients, nous donnons les clés nécessaires pour négocier, conclut Yves Reginster. Le but final est de vous aider à transformer vos problèmes de conformité de vos licences logicielles en de réelles opportunités pour développer votre business.»
