Les actifs logiciels, lieu-clé de réduction des coûts… Place au SAM !

Une démarche SAM offre un potentiel d’optimisation et d’économie très important, vient de démontrer aPhely au cours d’un récent séminaire.

Aucune organisation ne peut fonctionner sans logiciel ! Ces derniers sont les actifs les plus complexes à superviser, à gérer et optimiser, car ils dépendent en permanence de l’évolution hardware et des mises à jour logicielles. Mardi 15 novembre, la question du SAM (Software Asset Management) était au cœur d’un séminaire animé par aPhely chez Ultimo à Mamer.

Qu’il s’agisse d’infrastructures modestes ou d’hébergeurs, les logiciels restent un facteur des plus coûteux et des plus sensibles. Pour aPhely, l’heure est au SAM, c’est-à-dire à l’optimisation proactive. A la clé, un dimensionnement correct des actifs logiciels pour réaliser des économies qui contribuent directement à une rentabilité de fond, une réduction des risques financiers et de réputation associés aux audits logiciels et le recyclage éventuel des licences.

«Le SAM permet d’afficher l’efficacité voulue de l’entreprise, mais aussi de fournir des services plus aboutis, de respecter la réglementation relative aux licences et de faire baisser ses coûts tout au long du cycle de vie des licences logicielles, explique Yves Reginster, en charge de la Business Unit SAM de la luxembourgeoise aPhely. La complexité de l’environnement logiciel et la diminution des ressources qu’entraîneraient des audits signifie qu’il existe des gains et pertes potentiels significatifs.»

La démarche d’aPhely se fait en toute neutralité

Le but n’est pas de s’opposer aux éditeurs, mais d’amener le client à mieux comprendre les mécanismes de conformité des licences pour éviter des pénalités. Les grands éditeurs, en effet, poursuivent une politique d’audit parfois agressive; nombreuses, d’ailleurs, sont les entreprises qui font l’objet de vérifications. Qui plus est, selon diverses études, trois entreprises sur quatre ont des soucis de conformité avec au moins une partie de leurs logiciels. C’est énorme. Tenus de diminuer l’impact opérationnel et financier de ces examens et de ces audits, les responsables informatiques sont sous pression.

«Le SAM évolue : d’après Gartner, d’ici 5 ans, 50% des dépenses en logiciels ne seront plus faites par l’IT, mais par le business. L’enjeu principal du CIO est de conserver l’information et le contrôle des logiciels pour assurer sa tâche d’optimisation de l’infrastructure et de contrôle des coûts, explique Mario Vanlommel, Account Manager Belux, Snow Software. C’est la raison pour laquelle les plates-formes SAM permettront à l’entreprise dans son ensemble de jouer un rôle actif dans la collecte des données et la gestion des coûts.»

Premier centre d’intérêt : les droits d’utilisation du logiciel, autrement dit ce qu’une organisation est autorisée à faire. Ces droits doivent faire l’objet d’un suivi et d’une gestion régulière dans un souci de conformité. En cas d’audit de la part de l’éditeur, l’entreprise outrepassant ces conditions encoure des pénalités d’ajustement atteignant parfois des centaines de milliers d’euros voire des millions. Le contraire est également vrai : si les licences ne sont pas utilisées, ou si l’ensemble des droits d’utilisation des produits ne sont pas pleinement exploités, c’est une perte -on parle alors de shelfware.

Ne sous-estimez pas la complexité

Les trois orateurs ont tous insisté sur la complexité de la fonction SAM dans l’entreprise, c’est un travail multidisciplinaire qui aborde autant la gestion des contrats, des finances, de l’infrastructure IT que la gestion des achats. Yves Reginster illustre cette complexité avec un exemple : «vous avez une infrastructure Oracle installée en toute conformité dans un cluster vCenter 5.1. Le simple fait d’upgrader le vCenter vers 6.0 a pour effet de créer une non-conformité des licences Oracle !»

De même, Richard Spithoven explique la complexité de la collecte des informations : «tout ne peut pas être automatisé, des données de type d’utilisation, de définition des utilisateurs sont critiques et peuvent très vite générer des problèmes de conformité. Le diable est dans les détails», explique-t-il.

Généralement, les entreprises ont un niveau de sous-licence sur leur réseau -elles utilisent plus de logiciels qu’elles n’en possèdent. Il leur arrive aussi de mettre en œuvre de nouvelles fonctionnalités coûteuses, comme sur les bases de données, sans savoir combien il leur en coûtera. Bien souvent, le client ne s’en rend compte qu’au moment de l’analyse dans le cadre d’un audit…

«L’architecture du client ainsi que ses actifs hardware et software est un lieu-clé de réduction des coûts, confirme Richard Spithoven, partner, b.lay. Comprendre et disposer d’une visibilité adéquate du volume des cœurs et processeurs, et du nombre d’utilisateurs ayant accès à un serveur sont des éléments qui devraient figurer en tête de liste quand vient le moment de choisir une plateforme SAM. Mais dites-vous qu’il n’y a pas qu’une solution. Tout dépend votre organisation et de votre situation, car chaque organisation utilise différentes combinaisons de logiciels de plusieurs fournisseurs, chacune avec ses propres termes et conditions.»

Tenir compte des individus et des processus

D’autres facteurs compliquent encore le tableau, à l’image des nouvelles tendances que sont le cloud, la virtualisation et les stratégies BYOD permettant l’accès aux applications en fonction des terminaux. Tous ces éléments ont des conséquences sur la gestion des licences susceptibles d’affecter considérablement la conformité d’une entreprise. D’autres facteurs tels que le renouvellement du personnel, les fusions et acquisitions ou la fin de vie de certains équipements contribuent à brouiller les cartes et rendent ce processus difficile. «D’une manière générale, les problèmes les plus importants que nous constatons chez nos clients en matière de gestion des licences sont la mauvaise gestion des contrats, la communication, la collecte de données, l’analyse des données et la production de rapports, poursuit Richard Spithoven. C’est à ce niveau que nous pouvons intervenir, en leur facilitant, avec nos outils, le recueil des données pertinentes et la communication avec les personnes responsables tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation et l’analyse des données collectées afin de créer des rapports fiables sur les données.»

Yves Reginster rappelle que la réussite tient à la tripartite individus, processus et automatisation: c’est d’eux que dépendent d’optimiser correctement son portefeuille de licences. «Si les solutions de gestion et d’optimisation des licences permettent aux organisations de collecter toutes les données nécessaires et de respecter les droits pertinents pour une conformité et une optimisation assurée en continu, encore faut-il tenir compte des individus et des processus. Le SAM brasse large !»