Archivage ? Conservation ? La Loi du 25 juillet 2015 titille les entreprises même si, pour beaucoup, elles en ignorent les tenants et aboutissants. En revanche, toutes -quelle que soit leur taille- sont conscientes des enjeux de la dématérialisation et désireuses de passer à l’action. Pour les accompagner, NG Partners et Labgroup se sont alliés pour offrir une solution unique sur le marché national et régional.
Quels documents sont éligibles PSDC ? Entre 3 et 5%, selon Jean Racine, Chief Business Development Officer, Labgroup. De là, cette autre question : faut-il nécessairement passer par un prestataire certifié, donc en mode externalisé, pour respecter les termes de la Loi ? «Ne changez rien : continuez à travailler comme vous l’avez toujours fait, conseille Jean Racine. Laissez-nous nous charger d’identifier les documents éligibles. Pour les autres, soit 97%, c’est business-as-usual, mais dans un environnement hautement sécurisé, sans qu’il vous en coûte davantage !»
Et les deux partenaires de proposer une chaîne de traitement en continu, du MFP (Multiple Function Peripheral) dans l’entreprise –Xerox ou autre- jusqu’au coffre-fort électronique. Ce qui signifie que les clients -de la petite à la grande entreprise- profitent d’un service intégré de bout en bout : création, numérisation, océrisation, archivage et conservation, le lien entre le MFP et le coffre-fort étant tout simplement la ligne de télécommunications.
C’est toute l’intelligence de cette alliance entre NG Partners, spécialisé dans la dématérialisation, l’impression et la gestion des documents, et Labgroup, actif dans l’archivage et le stockage. Le premier -plus de 7 millions EUR de chiffre d’affaires- gère un parc de plus de 2.000 machines chez 1.000 clients; le second est actif dans l’archivage électronique depuis quinze ans, PSF 29-3 et PSF 29-4, et aussi un des rares acteurs du marché certifié ISO 27001.
«Dès que les autorités seront prêtes, nous demanderons notre double certification : PSDC-D et PSDC-C, poursuit Bernard Moreau, CEO, Labgroup. En effet, outre la présomption de conformité, la Loi donne naissance à deux métiers inspirés du statut PSF : le prestataire de services de dématérialisation (D) qui scannera les documents et le prestataire de services de conservation (C) qui se chargera du stockage de longue durée. Ces deux statuts offrent tous deux de solides garanties de fiabilité et d’intégrité de l’information. C’est un atout énorme pour nos entreprises… et pour le pays !»
Quant à la certification ISO 27001, c’est un plus. Elle est le sésame pour devenir PSDC. La détenir permet de répondre à 80% des conditions de la certification, selon l’ILNAS.
«Jusqu’à la promulgation de la Loi, de nombreux clients étaient frileux en matière d’archivage électronique. Ils voulaient d’abord connaître les attentes et les contraintes prévues par le législateur avant de se lancer, observe Eric Ludaescher, Sales Manager, NG Partners. Aujourd’hui, à travers notre partenariat, nous leur proposons une solution globale et pérenne; nous leur proposons surtout d’embrasser le potentiel du numérique… sans devoir externaliser leurs documents. Ce qui veut dire encore que sans changer leurs processus, nous allons les aider à mettre en place une vraie politique d’archivage !»
Tout se passe via le cloud, en direction de deux data centers hautement sécurisés chez Labgroup (Contern) et LuxConnect (Bettembourg). Trois types de tarification ont été prévus sur base d’un modèle pay-per-use : le niveau 1 correspond à un archivage sécurisé, le niveau 2 correspond à un archivage probatoire et le niveau 3 correspond à un archivage probant -les fameux 3 à 5% de documents éligibles PSDC. «Cette distinction des niveaux de services nous permet d’offrir des prestations au plus juste prix, là où nos concurrents offriront un service PSDC unique… forcément plus cher !», analyse Stéphane Nonnweiler, CEO, NG Partners.
La commercialisation vient de débuter, sous le nom des deux partenaires -le maître d’œuvre pouvant être indistinctement NG Partners ou Labgroup. «Les offres s’affineront au fil du temps, poursuit Stéphane Nonnweiler, l’objectif est de proposer au client une grille tarifaire des plus simples pour une prestation unique par l’approche : une meilleure e-compliance, des économies de temps de recherche de l’information, une plus grande productivité et cela sans rien changer à l’organisation interne !»
